Universitas Airlangga (UNAIR) kembali menorehkan prestasi di tingkat nasional setelah menerima penghargaan Simpul Jaringan Terbaik Nasional Kategori Perguruan Tinggi Tahun 2026 dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Penghargaan tersebut diberikan sebagai bentuk apresiasi terhadap komitmen UNAIR dalam pengelolaan arsip berbasis digital melalui implementasi Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) yang dinilai memenuhi standar nasional.
Penghargaan itu diserahkan langsung di Kantor ANRI, Jakarta, pada Rabu (20/5/2026). Direktur Sumber Daya Manusia, Manajemen Talenta, dan Pengembangan Organisasi UNAIR, Prof Dr Radian Salman SH LLM, hadir mewakili universitas untuk menerima penghargaan tersebut.
Sekretaris Universitas Airlangga, Prof Dr Dwi Setyawan SSi MSi Apt, mengatakan bahwa capaian tersebut menjadi bagian penting dalam penguatan tata kelola administrasi dan akuntabilitas publik di lingkungan perguruan tinggi. Menurutnya, pengelolaan arsip bukan hanya sebatas menyimpan dokumen, tetapi juga memastikan seluruh informasi dapat dipertanggungjawabkan dan diakses dengan baik.
“Penghargaan ini menjadi bentuk apresiasi atas kerja bersama seluruh sivitas akademika dalam menjaga sistem kearsipan universitas berjalan optimal. Arsip memiliki fungsi penting dalam mendukung akuntabilitas institusi,” ujarnya.
Ia menjelaskan, sistem kearsipan yang baik akan mempermudah proses dokumentasi, pelacakan data, hingga penyediaan informasi yang dibutuhkan masyarakat maupun institusi. Karena itu, penguatan tata kelola arsip terus menjadi perhatian UNAIR dalam mendukung transformasi administrasi kampus berbasis digital.
Dalam beberapa tahun terakhir, UNAIR melakukan berbagai inovasi untuk memperkuat sistem kearsipan. Salah satu langkah yang dikembangkan adalah digitalisasi dokumen dan integrasi arsip dari berbagai unit kerja ke dalam satu sistem data terpusat.
Menurut Prof Dwi, integrasi tersebut bertujuan agar seluruh dokumen penting universitas dapat tersimpan secara sistematis, aman, dan mudah diakses ketika diperlukan. Sistem itu juga diharapkan mampu meningkatkan efisiensi pengelolaan data di lingkungan kampus.
“Digitalisasi menjadi kebutuhan penting karena jumlah dokumen terus bertambah setiap tahun. Dengan sistem yang terintegrasi, proses pencarian dan pengelolaan arsip menjadi lebih efektif,” jelasnya.
Ia menambahkan, keberhasilan pengelolaan arsip di UNAIR tidak terlepas dari dukungan berbagai aspek, mulai dari regulasi internal, kesiapan sumber daya manusia, sarana prasarana, hingga dukungan kebijakan institusi yang berkelanjutan.
Setiap fakultas dan unit kerja di lingkungan UNAIR, lanjutnya, juga memiliki peran dalam memastikan tata kelola arsip berjalan sesuai standar yang ditetapkan. Kesadaran kolektif tersebut dinilai menjadi salah satu faktor penting yang mendorong peningkatan kualitas sistem kearsipan universitas.
Sebagai bentuk keterbukaan informasi publik, UNAIR turut menghadirkan Museum Digital Arsip yang berada di Gedung Airlangga Sharia and Entrepreneurship Education Center (ASEEC). Melalui fasilitas tersebut, masyarakat dapat mengakses berbagai informasi historis maupun administrasi yang terdokumentasi dalam sistem universitas.
Prof Dwi menyebut keberadaan museum digital menjadi bagian dari upaya menghadirkan layanan informasi yang lebih terbuka dan mudah dijangkau masyarakat. Selain menjadi pusat dokumentasi, museum tersebut juga berfungsi sebagai sarana edukasi mengenai pentingnya arsip dalam perjalanan institusi pendidikan.
Di balik capaian tersebut, UNAIR juga menghadapi sejumlah tantangan dalam pengembangan sistem kearsipan. Salah satunya adalah proses penataan ulang arsip akibat dinamika operasional kampus, termasuk perpindahan gedung di beberapa unit kerja yang sempat menyebabkan dokumen tercecer maupun sulit terlacak.
Selain itu, proses digitalisasi arsip dalam jumlah besar memerlukan waktu, ketelitian, serta dukungan teknologi yang memadai agar seluruh dokumen dapat tersusun secara sistematis dan aman.
Namun demikian, melalui koordinasi antarunit dan dukungan pimpinan universitas, proses penguatan tata kelola arsip terus dilakukan secara bertahap. Saat ini, UNAIR juga terus membangun budaya sadar arsip di lingkungan kampus agar seluruh dokumen institusi dapat terjaga keaslian dan keberlanjutannya.
“Penataan arsip bukan lagi sekadar kebutuhan administratif, tetapi menjadi bagian penting dalam mendukung tata kelola universitas yang transparan dan akuntabel,” tutur Prof Dwi.
Ia berharap penghargaan tersebut dapat menjadi motivasi bagi seluruh unit kerja di lingkungan UNAIR untuk terus meningkatkan kualitas pengelolaan arsip dan pelayanan informasi publik. Ke depan, pengembangan sistem kearsipan juga diharapkan semakin terintegrasi dengan berbagai program transformasi digital universitas.
Menurutnya, penyediaan arsip dan informasi yang valid, akurat, serta mudah diakses menjadi salah satu indikator penting dalam mewujudkan visi “UNAIR Berdampak” yang berorientasi pada pelayanan dan kebermanfaatan bagi masyarakat luas. (ita)