Tak hanya dosen dan mahasiswa, tenaga kependidikan (tendik) Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) pun berhasil menorehkan prestasi gemilang. Muhammad Samsul Arifin, salah satu tendik perwakilan ITS sukses menyabet juara II kategori Arsiparis Berinovasi melalui inovasi pemanfaatan metadata arsip dalam ajang Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi Indonesia (PAPTI) Award 2024 di Universitas Gadjah Mada (UGM), Selasa (29/10) lalu.
Staf Kearsipan dan Dokumentasi Multimedia Biro Umum dan Reformasi Birokrasi (BURB) ITS itu menjelaskan bahwa ajang tahunan tersebut merupakan wadah apresiasi atas kinerja dan inovasi yang dikerjakan oleh arsiparis atau pengelola arsip di sebuah institusi.
PAPTI Award 2024 menganugerahkan dua macam penghargaan, yakni Arsiparis Berinovasi dan Anugerah Insan Kearsipan. “Tahun ini, ITS mendapat juara untuk Arsiparis Berinovasi,” jelas lelaki yang akrab disapa Samsul ini.
Samsul membeberkan, terdapat empat kriteria penilaian dalam kategori Arsiparis Berinovasi. Kriteria tersebut antara lain adalah video profil dan karya inovasi, makalah karya inovasi, potensi dampak karya, serta presentasi karya inovasi. Ia pun mengungkapkan bahwa dari 18 perguruan tinggi yang berpartisipasi, ITS terpilih menjadi salah satu dari enam institusi yang lulus ke babak final.
Mengupas inovasi yang dibawa, Samsul memaparkan mengenai sistem pengelolaan dokumen di ITS yang berfokus pada pengembangan Document Management System (DMS). Yakni sebuah platform yang menyimpan dan mengelola arsip institusi. Menggunakan teknologi SharePoint, DMS juga berperan sebagai pusat informasi terintegrasi untuk memenuhi kebutuhan akademik dan administrasi ITS.
Selain DMS, Samsul dibantu timnya juga mengembangkan aplikasi bernama Inspirasi ITS. Aplikasi tersebut berfungsi sebagai alat bantu dalam mendukung program Zona Integritas Wilayah Bebas Korupsi (ZI WBK) di ITS. “Melalui aplikasi ini, segala dokumen dan data yang dibutuhkan dapat dicari dengan mudah,” ujarnya.
Lebih lanjut, Samsul mengungkapkan bahwa aplikasi Inspirasi ITS dirancang dengan sistem yang dapat mengatur akses arsip secara publik maupun privat, sesuai dengan kebutuhan. Arsip-arsip yang tersimpan dalam Inspirasi ITS memanfaatkan metadata dari DMS ITS sesuai kategori dan tingkat kepentingannya. “Integrasi DMS pada aplikasi membantu akses menuju arsip secara real-time,” tuturnya.
Sejumlah inovasi yang disusun oleh tim Kearsipan dan Dokumentasi Multimedia ITS ini, menurut Samsul, tidak hanya mendukung efisiensi internal tetapi juga memperkuat budaya transparansi dan akuntabilitas ITS. Di samping itu, pemanfaatan teknologi digital dalam pengarsipan memperluas peluang keberlanjutan akademik dan birokrasi kampus. “Karena arsip lebih dari sekadar disimpan, tetapi juga berguna di berbagai lini kehidupan,” tegasnya mengingatkan. (ita)