Pandangan masyarakat terhadap arsip yang dianggap kuno, berdebu, ketinggalan zaman, dan lainnya harus segera diubah, menyesuaikan perkembangan zaman saat ini. Indonesia semestinya bisa belajar dari negara lain yang sudah maju dalam pengelolaan arsip, ketika dibutuhkan datanya langsung tersedia.
Namun kenyataannya, saat ini pengelolaan arsipnya di banyak instansi pemerintah baik pusat maupun daerah yang kurang diperhatikan. Sebagian besar pemerintah daerah belum mengelola arsip dengan baik.
Padahal arsip merupakan hal yang sangat penting dan berharga sebagai sumber informasi, acuan, dan pembelajaran masyarakat, bangsa dan negara. “Pak kepala ANRI menyampaikan bahwa sebanyak 80 persen pemerintah daerah belum capai target pengeloaan arsip. Ini yang harus diperbaiki kedepan,” ujar Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MenPAN-RB) Asman Abnur baru-baru ini.
Menurutnya, apabila pengelolaan arsip tidak baik, maka bukan tidak mungkin dokumen penting bisa pindah ke tangan orang lain. Tidak sedikit kasus tersebut terjadi, dan pada akhirnya dokumen tersebut dimiliki oleh pihak lain.
Sebagai contoh arsip pertanahan, apabila sertifikat atau dokumen yang asli tidak disimpan dengan baik, bukan mustahil akan berpindah ke pihak lain.
“Padahal tanah tersebut milik negara, tapi karena pemerintah tidak bisa menunjukkan yang asli maka dapat pindah ke tangan orang lain,” katanya.
Menteri Asman menekankan perlunya penguatan peran dan fungsi arsiparis, baik dari segi jumlah maupun kemampuan. Hal ini penting untuk mewujudkan sistem pengarsipan yang sesuai dengan perkembangan zaman.
Karena itu, kedepan ANRI perlu menjalin kerja sama dengan perguruan tinggi negeri (PTN) untuk membuka program studi kearsipan sebagai penyedia tenaga yang kompeten.
Disamping itu, ANRI juga harus memastikan bahwa setiap instansi pemerintah dapat secara mandiri melakukan pengelolaan arsipnya. Setiap instansi pemerintah harus memiliki unit kearsipan yang didukung oleh arsiparis yang kompeten serta sarana dan prasarana kearsipan yang baik, terutama sarana penyimpanan arsip.
Kepala ANRI Mustari Irawan menyampaikan pihaknya telah melakukan pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan terhadap 29 Lembaga Pemerintah Non Kementerian (LPNK), 6 PTN, 4 Badan Usaha Milik Negara (BUMN) bidang Perbankan, 508 dari 514 Kabupaten/Kota.
Enam Kabupaten/kota yang tidak dilakukan pengawasan adalah 5 (lima) Kabupaten/Kota yang ada di Provinsi DKI dan 1(satu) Kabupaten Puncak Jaya di Provinsi Papua karena masih ada beberapa kendala.
Hasilnya, hanya ada 1 LPNK atau 3,45 persen yang nilainya ‘Sangat Baik’, dengan range nilai antara 91 sampai dengan 100, 2 LPNK atau 6,9 persen yang memperoleh penilaian ‘Baik’, dengan range nilai antara 76 sampai dengan 90.
Sementara 10 LPNK atau 34,48 persen memperoleh penilaian ‘Cukup’ dengan range nilai dari 61 sampai dengan 75, kemudian 4 LPNK atau 13,79 persen memperoleh penilaian ‘Kurang’ dengan range nilai dari 51 sampai dengan 60, dan 12 LPNK atau 41,38 persen memperoleh penilaian ‘buruk’ dengan range nilai 0 sampai dengan 50.
Sementara untuk pemerintahan kabupaten/kota, belum satupun yang memperoleh predikat ‘Sangat Baik’. Hanya satu persen yang memperoleh predikat ‘baik’, dua persen memperoleh predikat ‘Cukup’. Kemudian 4 persen (empat persen) memperoleh predikat ‘Kurang’. “Sebagian besar, yakni 93 persen masih dalam kondisi ‘buruk’,” ungkapnya.
Kondisi tersebut menggambarkan bahwa bidang kearsipan masih menghadapi berbagai tantangan dan kendala, sehingga harus menjadi perhatian bersama agar penyelenggaraan kearsipan dapat terus meningkat dari waktu ke waktu, ujarnya. (sak)