Pemerintah Kota Surabaya terus berinovasi dalam mengembangkan e-Government yang efektif dan efisien. Kali ini, Pemkot Surabaya meluncurkan sistem informasi usulan lelang (SIUL) yang dapat mempermudah usulan lelang dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemkot Surabaya.
Kepala Bagian Layanan Pengadaan dan Pengelolaan Aset Noer Oemarijati menjelaskan SIUL merupakan sistem baru untuk mempermudah para OPD dalam mengusulkan lelang kepada Unit Layanan Pengadaan (ULP).
Dengan cara ini, maka Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) di tingkat OPD cukup mengupload semua dokumen yang dibutuhkan ke sistem SIUL itu. “SIUL ini masih baru dan merupakan karya anak Surabaya sendiri,” kata Noer ditemui di ruang kerjanya, Rabu (14/2) lalu.
Sebelumnya, kata dia, usulan lelang dari OPD di lingkungan Pemkot Surabaya dilakukan dengan cara PPK mengajukan usulan lelang ke ULP, lalu dokumennya diproses dan harus direvisi apabila ada berbagai kekurangan. Setelah itu, diperiksa lagi oleh ULP revisi-revisi dokumen tersebut, sehingga harus bolak-balik mendatangi kantor ULP.
“Persoalan yang muncul pada saat pengajuan usulan lelang terdahulu adalah jauh dan lamanya waktu tempuh dalam menyerahkan dokumen lelang, resiko kemacetan dalam perjalanan, banyaknya revisi dokumen usulan lelang, dan dokumen masih dalam bentuk hardcopy,” kata dia.
Noer memastikan, semua persoalan itu akhirnya dapat diselesaikan dengan adanya SIUL ini. Keuntungan sistem ini adalah menghemat waktu dan memperpendek jarak pengiriman dokumen usulan lelang ke ULP, pengurangan kertas dalam kegiatan administrasi pengadaan barang/jasa (paperless).
Juga sebagai alarm untuk memasukkan dokumen usulan lelang ke ULP, lebih tertib administrasi revisi dokumen usulan lelang, dan sudah terintegrasi dengan GRMS (SPSE). “Jadi, ini benar-benar lebih mudah, karena semuanya melalui sistem online dan tidak perlu lagi ke kantor ULP,” ujarnya.
Menurut Noer, proses usulan lelang melalui SIUL ini sangat mudah. Para PPK bisa langsung membuka alamat lpse.surabaya.go.id, lalu login menggunakan username dan password PPK, masuk ke menu daftar paket.
Kemudian klik link usulan online, dan selanjutnya bisa melengkapi data dan berkas usulan pada form SIUL termasuk nomor surat, periode, sumber dana, contact person, dan berkas/dokumen usulan, lalu klik kirim data.
Setelah mengirim data, maka dokumen usulan sudah terkirim ke ULP. Lalu buka alamat ulp.surabaya.go.id/siul, kemudian login menggunakan username dan password PPK, selanjutnya masuk ke menu SIUL yang terdapat menu beranda, menu usulan, menu rakor, menu launching, menu pengumuman dan menu batal.
“Dari menu-menu itu, tinggal melanjutkan sesuai petunjuk atau informasi yang ingin diketahui. Termasuk apabila ada data yang harus direvisi, maka cukup merevisinya melalui sistem itu juga, tidak perlu lagi ke kantor ULP,” tegasnya.
Adapun jenis-jenis yang dapat dilakukan di sistem SIUL ini adalah pengadaan barang, jasa konsultasi badan usaha, jasa konstruksi, dan pengadaan lainnya. Sistem ini hanya bisa dilakukan oleh PPK yang ada di setiap OPD Pemkot Surabaya.
“SIUL ini hanya bisa dimanfaatkan oleh OPD Pemkot, berbeda dengan E-Procurement yang bisa dimanfaatkan oleh penyedia jasa, peserta lelang dan masyarakat umum,” kata dia.
Oleh karena itu, sistem ini disosialisasikan kepada PPK. Setelah mendapatkan sosialisasi itu, maka OPD yang memiliki usulan lelang bisa langsung menguploadnya di sistem SIUL, dan dilaunching lelangnya pada 14 Februari 2018 di portal LPSE. “Kenapa harus 14 Februari? Karena kami Pemkot Surabaya memiliki jadwal lelang yang sudah ditetapkan selama 1 tahun,” pungkasnya. (ita)